POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Colectăm date personale atunci când vă înregistrați prin intermediul site-ului nostru web, la sediile noastre, prin surse externe (precum portaluri de locuri de muncă) sau prin canale de social media. Dacă vă înregistrați printr-o platformă de social media, veți fi direcționat către cea mai recentă versiune a acestei declarații, iar prin înregistrare vă exprimați acordul cu termenii săi. În funcție de etapa relației noastre, prelucrăm diferite tipuri de date.

Înainte de plasare (înregistrare sau candidatură)
Atunci când vă înregistrați la noi, aplicați prin intermediul site-ului web sau aveți un prim contact, colectăm, printre altele:

• Nume, adresă, date de contact, data nașterii, sex și naționalitate;
• CV, experiență profesională, educație, motivație și disponibilitate;
• Scrisori de motivație, note de interviu, video de prezentare sau alte informații suplimentare furnizate;
• Date colectate automat prin site-ul sau aplicația noastră, cum ar fi cookie-uri;
• Pentru persoane fizice autorizate: cele de mai sus, completate cu tariful orar, domeniul de activitate, informații privind mobilitatea, date de la Camera de Comerț și alte date comerciale.

Aceste date sunt utilizate pentru a evalua dacă vă putem găsi o misiune de lucru potrivită și pentru a menține contactul cu dumneavoastră.

După plasare
De îndată ce începeți să lucrați prin noi sau încheiem un contract cu dumneavoastră, prelucrăm date suplimentare, inclusiv:

• Număr de identificare personal (BSN), act de identitate, permis de muncă (dacă este cazul);
• Contracte, acorduri de muncă, evaluări de performanță, salariu și date bancare;
• Date privind absența și sănătatea (dacă sunt relevante), informații despre pensie și asigurări;
• Pentru utilizarea aplicației Covebo Square: date de cont și informații despre locație;
• Pentru angajați internaționali: informații despre asigurări, cazare, transport și sprijin în Țările de Jos; Pentru persoane fizice autorizate: cele de mai sus, completate cu număr de TVA, detalii de plată, informații contractuale și date despre misiuni.

Aceste date sunt necesare pentru executarea contractului, procesarea salariilor, supraveghere și obligații administrative, cum ar fi taxe și asigurări.

Date ale clienților, furnizorilor și partenerilor de afaceri
De la contactele de afaceri prelucrăm în principal:

• Nume, funcție și date de contact profesionale;
• Număr de la Camera de Comerț, număr de TVA și date bancare;
• Date necesare pentru încheierea sau executarea contractelor;
• Informații rezultate din comunicarea cu angajații noștri sau prin sistemele noastre.

Nu sunteți obligat să furnizați datele personale, dar acest lucru poate afecta serviciile noastre. Dacă anumite date sunt cerute prin lege, contract sau pentru un acord, vă vom informa ce înseamnă acest lucru și care sunt consecințele în cazul în care nu le furnizați.

Colectăm și prelucrăm date pentru furnizarea serviciilor noastre. Facem acest lucru pe baza următoarelor temeiuri legale:

• Executarea contractelor
• Obligații legale
• Consimțământul dumneavoastră
• Interese legitime (libertatea de a desfășura activități economice).

Utilizăm datele dvs. în următoarele scopuri:

Recrutare, selecție și plasare

• Potrivirea cu posturi vacante sau misiuni;
• Evaluarea aptitudinii și disponibilității candidaților sau a persoanelor fizice autorizate;
• Consiliere și orientare profesională;
• Gestionarea candidaturilor și a corespondenței aferente;
• Utilizarea aplicației Covebo Square (de exemplu, pentru navigație și administrarea conturilor);
• Contactarea prin portaluri de locuri de muncă și rețele sociale pentru oportunități profesionale.

Executarea contractelor

• Gestionarea contractelor de muncă, de plasare sau de prestări servicii;
• Administrarea salariilor și a contribuțiilor, inclusiv impozitele;
• Gestionarea autovehiculelor de serviciu, a cheltuielilor de deplasare și a amenzilor;
• Asigurări (de exemplu, pentru incapacitate temporară de muncă, răspundere civilă și accidente);
• Consiliere și reintegrare în caz de absențe medicale;
• Administrarea contractelor comerciale cu clienți, furnizori și parteneri.

Managementul relațiilor

• Menținerea contactului cu clienți, furnizori și parteneri de afaceri;
• Gestionarea solicitărilor de contact prin site-ul web (de exemplu, formulare de contact);
• Sondaje de satisfacție și evaluări ale serviciilor noastre;
• Trimiterea de atenții, invitații la întâlniri sau evenimente;
• Contact privind disponibilitatea, planificarea muncii și comunicarea profesională;
• Managementul relațiilor cu investitorii.

Marketing și comunicare

• Activități de marketing direct (cum ar fi trimiteri de oferte, buletine informative și newslettere);
• Oferirea de informații despre serviciile, cursurile sau evenimentele noastre;
• Activități de marketing orientate către candidați sau clienți;
• Analiza traficului digital de e-mail și a utilizării site-ului web pentru optimizarea comunicării.

Management, organizare și IT

• Întreținerea, securizarea și dezvoltarea site-urilor web și a sistemelor IT;
• Administrarea sistemelor interne pentru procese operaționale;
• Certificări de calitate și optimizarea proceselor;
• Controale interne, raportări de management, securitate organizațională și audituri.

Obligații legale și conformitate

• Respectarea legislației muncii, fiscale și de securitate socială;
• Respectarea obligațiilor legale de păstrare a datelor și verificare;
• Conformitatea cu alte reglementări relevante privind confidențialitatea și sectorul.

Management strategic și juridic

• Administrarea juridică și de afaceri a organizației;
• Managementul riscurilor și proceduri de audit intern;
• Fuziuni, achiziții sau alte activități strategice de afaceri (inclusiv investigații de due diligence).

Partajăm datele dumneavoastră cu terți doar atunci când este necesar pentru a furniza serviciile noastre sau atunci când suntem obligați prin lege să facem acest lucru. Acest lucru include, printre altele:

• Clienți (posibili) și parteneri de afaceri unde ați putea fi plasat sau unde ați putea desfășura activități;
• Furnizori de servicii care ne sprijină, precum furnizori IT, contabili, avocați sau auditori;
• Fonduri de pensii, servicii de sănătate ocupațională, asiguratori și bănci pentru gestionarea absențelor, plăților și condițiilor de muncă;
• Autorități guvernamentale atunci când suntem obligați prin lege sau în baza unei hotărâri judecătorești;
• Parteneri de formare și dezvoltare, precum agenții de training sau instituții de învățământ;
• Părți care organizează cazarea, transportul și asigurarea pentru angajații internaționali.

House of HR

House of Covebo face parte din House of HR, o rețea de companii active în domeniul recrutării și serviciilor de resurse umane în cadrul Spațiului Economic European (SEE). În cadrul acestui grup, colaborăm uneori în domenii precum IT și administrarea sistemelor, contabilitate și administrație, gestionarea creanțelor, analiză, raportare și statistică sau activități de marketing direct.

House of Covebo rămâne principalul dumneavoastră punct de contact pentru întrebări legate de confidențialitate.

Datele dumneavoastră personale sunt, în principiu, prelucrate în cadrul Spațiului Economic European (SEE). Dacă, totuși, datele sunt transferate în afara SEE, acest lucru are loc numai atunci când țara respectivă oferă un nivel adecvat de protecție conform Comisiei Europene sau prin utilizarea contractelor standard (clauze contractuale standard).

În plus, aplicăm măsuri tehnice și organizatorice suplimentare, cum ar fi criptarea și minimizarea prelucrării datelor. Pentru transferurile către Statele Unite, se poate utiliza EU-U.S. Data Privacy Framework sau centre de servicii partajate (SSC-uri). În acest fel, ne asigurăm că datele dumneavoastră sunt întotdeauna protejate în conformitate cu regulile europene de confidențialitate.

Dacă doriți mai multe informații despre transferul datelor dumneavoastră personale în afara SEE, ne puteți contacta prin email la privacy@houseofcovebo.nl.

La House of Covebo considerăm important ca datele dumneavoastră personale să fie bine protejate. De aceea luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, precum:

• Criptare a datelor;
• Control al accesului;
• Sisteme IT securizate;
• Verificări și audituri periodice;
• Instruire regulată pentru angajații noștri.

Facem tot posibilul pentru a preveni breșele de securitate a datelor, dar nu le putem exclude complet. Dacă apare un incident neașteptat, intervenim imediat pentru a limita consecințele și pentru a respecta obligațiile legale, inclusiv raportarea breșelor de securitate.

House of Covebo prelucrează datele dumneavoastră personale cu grijă, în conformitate cu RGPD, și nu le păstrează mai mult decât este necesar pe baza relației și a temeiului juridic aplicabil (cum ar fi consimțământul sau executarea unui contract).

Candidați
Dacă primim datele dumneavoastră fără consimțământ (de exemplu, prin portaluri de locuri de muncă), le stocăm pentru maximum 4 săptămâni după finalizarea procedurii. În această perioadă vă solicităm acordul pentru a păstra datele până la 2 ani. Fără consimțământ, datele vor fi anonimizate automat după 4 săptămâni. Aceeași regulă se aplică și în cazul înregistrărilor directe prin site-ul nostru web.

Angajați
La intrarea în relația de muncă, temeiul juridic se schimbă în executarea contractului de muncă. Atunci se aplică termenele legale de păstrare:

• Administrare financiară și de salarii: 7 ani după încetarea angajării;
• Copie act de identitate, contract de muncă, declarație fiscală: 5 ani după încetarea angajării;
• Alte documente din dosarul de personal (cum ar fi diplomele și înregistrările absențelor): 2 ani după încetarea angajării.

Dacă datele nu mai sunt necesare, ele sunt șterse sau anonimizate în siguranță. În cazuri excepționale (cum ar fi proceduri judiciare sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor), informațiile pot fi păstrate pentru perioade mai scurte sau mai lungi.

Dacă prelucrăm datele dumneavoastră personale, aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și de a depune o plângere la Autoritatea Olandeză pentru Protecția Datelor.

Pentru exercitarea acestor drepturi, puteți contacta persoana dumneavoastră de referință sau ne puteți trimite un email la privacy@houseofcovebo.nl. Vom răspunde în termen de o lună, cu posibilitatea de prelungire atunci când este necesar. În unele cazuri trebuie să refuzăm o solicitare; în acest caz vă vom explica motivele. Pentru verificare, putem solicita o dovadă de identitate.

Dacă aveți întrebări, comentarii sau reclamații privind protecția sau utilizarea datelor dumneavoastră personale, vă puteți adresa și Responsabilului cu Protecția Datelor (DPO) la dpo@houseofcovebo.nl.

House of Covebo nu ia decizii cu consecințe semnificative pentru dumneavoastră pe baza exclusivă a prelucrării automate, fără intervenție umană.

Această declarație de confidențialitate este guvernată de legislația neerlandeză.